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Le Bureau numérique de l'Université de Toulouse

Le Bureau Numérique est un outil de travail en ligne destiné aux étudiants, enseignants et personnels des établissements membres de l'Université de Toulouse. Mode d'emploi...

Clavier d'ordinateur

Accessible sur Internet après authentification dans l'ENT de son établissement , le BUT offre de nombreux services :

  • messagerie ;
  • forum ;
  • chat ;
  • annonces ;
  • espace de travail et de stockage ;
  • agenda ;
  • gestion des signets ;
  • SMS (optionnel) ;
  • carnet d'adresse ;
  • moteur de recherche ;
  • gestion des groupes ;
  • tâches.

Le BUT est un outil destiné à un usage personnel mais il est aussi un outil de travail collaboratif puissant puisqu'il permet à des groupes inter-établissements d'échanger des documents, de superposer des agendas ou encore de partager des listes d'adresses en toute sécurité.

Vous trouverez ci dessous les questions fréquemment posées concernant l'usage du Bureau Numérique.

Problèmes généraux ou d'affichage

L'aide en ligne ne s'affiche pas ou certains clics sur le menu ne donnent rien. Mon identifiant et mon mot de passe me sont refusés. Je n'arrive pas à relever mes messages avec Thunderbird ou un autre client de messagerie. L'accès depuis le navigateur de mon Iphone ou mon PDA ne marche pas. Je n'arrive pas à utiliser le chat avec les membres de mon groupe.

L'aide en ligne ne s'affiche pas ou certains clics sur le menu ne donnent rien.

  • Votre session est périmée. Relancez l'accès au bureau en tapant l'adresse du bureau numérique ou cliquer sur le menu actualiser du navigateur. Si le problème se produit trop fréquemment, augmentez la durée de la session :
    menu Compte >> Préf >> durée de session.
  •  Votre navigateur Web n'est pas configuré correctement : vous n'avez pas activé l'autorisation des fenêtres pop up dans votre navigateur ou vous n'avez pas autorisé les cookies.

Préparer son ordinateur

Configurer votre navigateur pour qu'il accepte les cookies, les fenêtres pop up, le Javascript et le téléchargement des fichiers provenant du site : https://www.univ-toulouse.fr.

Sous Mozilla : Menu Outils

  • Options Contenu : Activer Javascript et ajouter des exceptions sur les fenêtres pop up
  • Options Vie privée : Accepter les cookies
Il est  recommandé d'utiliser Mozilla Firefox version 3 ou au dela (Firefox 2 n'étant plus mis à jour depuis Décembre 2008).

Sous Internet Explorer :

Si vous avez installé des protections complémentaires (Barre d'outil Google ou Noscript pour Mozilla), pensez à les régler.

Mon identifiant et mon mot de passe me sont refusés.          
Je n'arrive pas à relever mes messages avec Thunderbird ou un autre client de messagerie.
L'accès depuis le navigateur de mon Iphone ou mon PDA ne marche pas.

  •     Utilisez l'identifiant complet avec le préfixe de votre établissement. Hormis pour l'accès au BUT depuis un ordinateur au sein du navigateur Web, tous les autres accès se font au travers d'un identifiant complet et du mot de passe interne (mot de passe du BUT).

Votre identifiant complet est indiqué sous le bandeau « Accueil » et dans l'aide en ligne.
La liste non exhaustive ci-dessous utilise le nom d'utilisateur et le mot de passe interne :

  • Serveur IMAP et POP (configuration : consulter l'aide en ligne)
  • Serveur WebDAV et liens d'accès direct à un document (ex : dans un message de notification de document)
  • Serveur de calendriers (accès depuis Apple iCal ou Sunbird) (lien d'accès : consulter l'aide en ligne)
  • Accès avec un navigateur depuis un PDA, SmartPhone ou Iphone, via une Interface WAP
  •  Flux RSS

Pour de plus amples informations consulter le paragraphe : Quels identifiant et mot de passe utiliser

Outil Document

J'ai reçu un message électronique avec un lien de téléchargement d'un document dans le dossier d'un groupe et j'ai une erreur à l'ouverture du fichier ou le fichier est vide.

  • Avec le système d'exploitation Windows, si le nom du fichier ou du dossier  comprend de caractères spéciaux ou des accents, le système d'exploitation Windows les interprète mal et n'ouvre pas le fichier ou crée un fichier vide.
  •  Le fichier a pu être supprimé, déplacé ou renommé après l'envoi du message. Aller dans les documents du groupe sur le bureau pour le rechercher.

Je n'arrive pas à installer le disque virtuel.

  • Faire attention à bien recopier l'adresse (URL) elle est disponible dans le lien Document >> Disque virtuel sans mettre de point ni d'espace au début ou à la fin.
  • Vérifier que vous utilisez l'identifiant avec un préfixe et que le mot de passe est celui « interne au BUT ».
  • Si vous êtes sous LINUX avec Konquéror, il faut mettre : webdav://but.univ... comme URL et non https://but.univ-...

J'ai installé un disque virtuel et les fichiers ne s'ouvrent pas quand je clique sur leur nom.

  • Avec Windows Vista, le clic sur le fichier ne l'ouvre pas. Il faut faire un clic droit et sélectionner « ouvrir ».
  • Si le nom du fichier, du dossier ou du groupe comprend des caractères spéciaux ou des accents, le système d'exploitation Windows les interprète mal et n'ouvre pas le fichier.
  • Le logiciel sur votre ordinateur n'est pas capable d'ouvrir un fichier distant (exemple Adobe Reader).      
  • Sur "Windows Vista" : Installer un utilitaire comme NetDrive qui affecte une lettre à l'espace de stockage Web.

Je ne trouve pas un fichier dans les documents du groupe, alors qu'un autre membre du groupe y a accès.

  • Le propriétaire du document (son nom est toujours indiqué à côté du nom du fichier) peut interdire le téléchargement de certains fichiers à des membres du groupe. Dans ce cas, vous ne pourrez pas les voir. Ce paramètre fait partie des « propriétés du fichier ».

J'ai placé un fichier dans les documents d'un groupe et je ne peux pas le supprimer, ni charger un autre fichier qui a le même nom. Pourquoi ?

  •  L'administrateur du groupe n'a pas donné le droit de supprimer du contenu dans le dossier dans lequel vous avez placé le fichier. Si vous chargez un fichier qui a le même nom, cela revient à détruire le fichier précédent.          
    Vous avez toutefois la possibilité de modifier le fichier (c'est-à-dire changer son nom, ajouter une description ou l'ouvrir en mode dossier Web et en changer le contenu en ligne).

J'ai installé un disque virtuel mais je n'arrive pas à déplacer un fichier présent dans les documents d'un groupe dans un autre groupe, ou dans mon espace personnel.

  • Si vous déplacez un fichier cela revient à le détruire de son emplacement initial. L'administrateur du groupe n'ayant pas donné le droit de « Modifier » des contenus, vous pourrez seulement le copier et le coller ailleurs. Cela créer un nouveau document dont vous serez le propriétaire.      

Attention : les options « Déplacer » et « Copier-coller » ne sont pas équivalentes : « Déplacer » conserve la date de création et l'auteur, pas le « Copier-coller ».

  • Partager un document permet de conserver et de synchroniser : le nom du fichier, sa description et son contenu ; en les mettant à disposition dans des environnements distincts. Seul le propriétaire du fichier peut décider de le partager. Un utilisateur du groupe peut demander au propriétaire de modifier ces droits pour obtenir le droit de partage.

Je n'arrive pas à ouvrir un fichier joint à un mél en cliquant sur le lien.

  • Mettez l'URL « but.univ-toulouse.fr » dans vos sites de confiance et/ou autorisez le téléchargement des fichiers dans votre navigateur.
  • Faites un clic droit sur le fichier, enregistrez-le et ouvrez-le depuis votre explorateur.

 Je n'arrive pas à ouvrir un fichier joint à un mél en cliquant sur le lien, l'identifiant ou le mot de passe me sont refusés.

  • Vous devez utiliser le login contenant le préfixe de votre établissementdevant l'identifiant fourni par votre établissement. (exemple ut1.login).
  • Et aussi utiliser le mot de passe interne du BUT (défini dans le menu Accueil >Préfèrences Mot de passe). Ce mot de passe n'est pas synchronisé avec le mot de passe de votre Environnement Numérique de Travail.

Quelle est la taille maximale des fichiers que je peux télécharger dans l'outil « Documents » ?

  • La limite est de 100 Mo si vous chargez un document depuis l'interface Web vers les documents personnels ou de groupe.
  • Si vous faites cette opération en utilisant le disque virtuel, la limitation est alors fixée par votre fournisseur d'accès à Internet (par exemple le fournisseur Alice limite à environ 20 Mo). Dans votre établissement, la limitation est définie par les serveurs antivirus qui analysent les fichiers, typiquement aux alentours de 600 Mo.
  •  Vous ne pouvez pas non plus dépasser le quota d'espace de documents. Pour le groupe ce quota dépend de l'administrateur du groupe.
  • Le nombre maximum de niveaux de dossiers autorisés est 8 (y compris la racine) soit 7 niveaux de sous-dossiers.

Comment inviter une personne à rejoindre un groupe s'il ne figure pas dans mon carnet d'adresses.

 

  1. Première solution : Le rechercher dans l'annuaire de l'UNR.  ( Outil Contacts : Annuaire)
    La recherche ne remonte que 50 noms, il faudra affiner en ajoutant une partie du prénom, pour trouver votre correspondant. D'autre part, un usager peut appartenir à plusieurs établissements, dans ce cas, il faut le chercher dans son établissement d'affectation "principal". Si vous ne le trouvez pas, utiliser le mode "tous établissements".

  2. Si vous ne le trouvez pas dans l'annuaire, mais que vous connaissez son adresse  mail, alors il suffit de cliquer sur l'onglet "Autre", dans la fenêtre d'invitation.
     

Quels identifiant et mot de passe dois je utiliser ?

Suivant que vous accédez au BUT via un navigateur Web ou depuis le système d'exploitation de votre navigateur Web, l'identifiant peut être légèrement diffèrent. Dans certains cas, il faut ajouter le préfixe de votre établissement et utiliser le mot de passe interne du BUT.

  • Si vous accédez au BUT via un navigateur WEb, il faut utiliser l'identifiant (login) fourni par votre établissement (compte LDAP).
    Sa forme est très variable suivant les établissements, il peut être de la forme:
    prenom.nom 
    mais aussi pnom ou avec des numéros.
    Ne pas oublier de bien sélectionner le préfixe de l'établissement dans le champ prévu pour cela.
  • Si vous accédez au BUT depuis un PDA, un téléphone portable, ou depuis votre client de messagerie, votre explorateur de fichiers en mode disque virtuel (WebDav) ou tout simplement depuis le lien de téléchargement d'un fichier que vous avez reçu par mail, vous devez alors ajouter le préfixe de votre établissement devant votre identifiant.
    Par exemple:
    Si votre identifiant habituel est prenom.nom  et que vous appartenez à l'université des Sciences Sociales (UT1) alors il faudra utiliser l'identifiant:
    ut1.prenom.nom
    Dans ce cas, il faut utiliser le mot de passe "interne" au BUT défini dans le menu Compte> Mot de passe.
    Ce mot de passe n'est pas toujours synchronisé avec celui en vigueur dans l'Environnement Numérique de Travail (ENT) de votre établissement. (Sauf dans le cas de l'UT2 et de l'ENVT).

Pour définir le mot de passe INTERNE du BUT

Attention pas de caractères spéciaux dans les mots de passe.
  • Si vous êtes à UT1, UT3,  INP,  aller dans le menu  Compte> Mot de passe.
  • Si vous êtes à UT2 ou à l'ENVT,  aller sur la page de changement de mot de passe de l'ENT de votre établissement,  car  le mot de passe INTERNE du BUT est synchronisé avec celui de l'environnement Numérique de Travail de votre établissement.
  • Refaites la procédure de changement de mot de passe dans l'ENT afin de forcer la synchronisation
Liste des préfixes des établissements.      
  • ut1.
  • ut2.
  • ut3.
  • isae.
  • inp.
  • ut.

Flux RSS - Podcast - Quels identifiant et mot de passe ?

Pour être informé des modifications dans le calendrier d'un groupe, des derniers documents mis à jour dans un dossier, vous pouvez vous abonnez au flux RSS.
Vous pouvez aussi vous abonnez au podcast d'un dossier via Itunes.

 
Pour tous ces accès à des contenus du bureau en dehors de l'interface Web habituelle, un identifiant et un mot de passe sont requis.
L'identifiant est de la forme :

XXX.loginENT
avec XXX le préfixe de votre établissement et loginENT l'identifiant habituel de votre ENT.
Par exemple :

ut1.pnom
ut2.prenom.nom
ut2.login
..

Ces préfixes sont obligatoires à chaque fois qu'une fenêtre d'identification est demandée et que vous n'avez pas la présence du sélecteur de votre établissement.

Pour définir le mot de passe INTERNE du BUT

Attention pas de caractères spéciaux dans les mots de passe.
  • Si vous êtes à UT1, UT3,  INP,  aller dans le menu Accueil > Compte> Mot de passe.
  • Si vous êtes à UT2 ou à l'ENVT,  aller sur la page de changement de mot de passe de l'ENT de votre établissement,  car  le mot de passe INTERNE du BUT est synchronisé avec celui de l'environnement Numérique de Travail de votre établissement.
    Refaites la procédure de changement de mot de passe dans l'ENT afin de forcer la synchronisation

Connexion sécurisée

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Documentation

Téléchargez le guide d'utilisation du BUT (édité par l'Université de Toulouse II-Le Mirail, .pdf)

Visualisez le tutoriel de prise en main de l'interface du BUT